Was ist Veränderungsmanagement?

As software becomes more central to how employees work, change management has become increasingly synonymous with managing digital change, specifically with digital adoption of new applications and cross-application workflows critical to success.

Warum ist Veränderungsmanagement wichtig?

Veränderungen sind in jedem Unternehmen unvermeidlich, daher ist das effektive Management dieser Veränderungen entscheidend, wenn sich ein Unternehmen an einen sich entwickelnden Markt und einen zunehmend digitalen Arbeitsplatz anpassen soll. Die Bewältigung des Wandels ohne einen strukturierten Ansatz kann jedoch erhebliche negative Folgen haben. 

Unternehmen mit einem schlechten Change Management überschreiten bei ihren Veränderungsinitiativen häufig ihre Budgets oder setzen diese Projekte komplett in den Sand (was zu Verlust an Umsatz und Marktglaubwürdigkeit führt). Widerstand, Unklarheiten und Frustration können schnell zu einem Schneeballeffekt führen, der sich auf alles auswirkt, von der Arbeitsmoral der Mitarbeitenden bis hin zur finanziellen Leistung. Stellen Sie sich eine große Einzelhandelskette vor, die ein neues Bestandsverwaltungssystem ohne angemessene Kommunikation oder Schulung einführt. Die Verwirrung der Belegschaft, die mit der neuen Software nicht zurechtkommt, kann zu ungenauen Lagerbeständen, Auftragsverzögerungen und frustrierten Kunden führen – was letztlich zu Umsatzeinbußen und einer Schädigung des Rufs der Marke führt.

Das Change Management stellt sicher, dass größere und kleinere Veränderungen reibungsfrei und mit minimalen Unterbrechungen durchgeführt werden und Einzelpersonen und Teams während des gesamten Prozesses eine angemessene Vorbereitung und Unterstützung erhalten. 

Was sind die wichtigsten Ziele des Veränderungsmanagements?

Zu den Hauptzielen des Veränderungsmanagements gehören:

• Minimierung des Widerstands gegen Veränderungen: Mitarbeitende widersetzen sich naturgemäß dem Wandel, weil sie Angst vor dem Unbekannten, einer möglichen Arbeitsplatzunsicherheit oder einer Unterbrechung der gewohnten Routinen haben. Um dem entgegenzuwirken, sollten Sie die Belegschaft frühzeitig und umfassend informieren, am Veränderungsprozess beteiligen und sich auf ihre Ängste vorbereiten.
• Maximizing the adoption and acceptance of change: To embrace the change, users must understand and feel comfortable with the new system or process. To ensure this acceptance, design user-friendly interfaces and provide comprehensive, ongoing support that includes in-app guides and other self-service assistance to empower users to succeed.
• Minimizing disruptions to business operations: The goal is to transition smoothly without hindering ongoing work. Create and follow a clear communications plan to inform users before, during, and after the implementation about the change, its impact, and resources available for support. As mentioned before, anticipate challenges during the rollout and have contingency plans ready if they happen. For large-scale changes, consider phased rollouts so users have time to adjust.
• Accelerating the pace of change implementation: Timely implementation minimizes uncertainty and allows employees to reap the benefits of the change sooner. To streamline things, identify and remove any bureaucratic hurdles and unnecessary or redundant tasks. Empower employees who are enthusiastic about the change to act as advocates and support their colleagues. Above all, leverage available technology, including communication and digital adoption platforms, to deliver information and training materials efficiently.
• Optimizing the benefits and outcomes of change initiatives: Effective change management is an ongoing process that should be one of continuous improvement. Measure your success by establishing key performance indicators (KPIs) to track the effectiveness of the change and identify areas for improvement. Solicit ongoing feedback from employees to gauge their experience. For both KPIs and feedback you collect, be prepared to make adjustments to ensure the change ultimately achieves its intended goals.

Welche Vorteile bietet das Change Management? 

Bei einem effektiven Change Management geht es nicht nur um die Einführung neuer Software und Funktionen. Es geht darum, in der Organisation für ihren Erfolg und ihre Nachhaltigkeit zu sorgen. Hier sind einige überzeugende Vorteile einer klar definierten Change-Management-Strategie:

• Increased efficiency: Smoothly implemented changes can streamline workflows, eliminate redundancies, and improve productivity.
• Enhanced innovation: A culture that embraces change fosters creativity and encourages the exploration of new ideas and solutions.
• Improved employee satisfaction: When employees understand the reasons for change and are involved in the process, they are more likely to be supportive and engaged.
• Better adaptability to market changes: Organizations that adapt quickly to market shifts and evolving customer needs gain a competitive advantage.
• Reduced costs: Effective change management can minimize disruptions and setbacks, leading to cost savings in the long run.

All diese Vorteile tragen dazu bei, dass Ihr Unternehmen gut gerüstet ist, um eine Veränderung reibungslos und effektiv zu bewältigen und letztendlich den gewünschten Soll-Zustand zu erreichen.

Was sind die Phasen des Veränderungsmanagementprozesses?

Ein strukturierter Change-Management-Prozess steuert den Übergang vom Ist-Zustand zum Soll-Zustand. Im Folgenden finden Sie eine Aufschlüsselung der wichtigsten Etappen, die Best Practices für eine reibungslose und erfolgreiche Entwicklung beinhalten:

1. Planning: Identifying the need for change, defining objectives, and creating a change management plan:

• Define clear goals: Outline the specific objectives the change aims to achieve to measure success effectively.
• Identify stakeholders: Pinpoint everyone impacted by the change, including employees, managers, customers, and external partners.
• Conduct risk assessments: Proactively identify potential challenges and develop mitigation plans.

2.Communication: Informing stakeholders about the change, addressing concerns, and ensuring clarity of purpose

• Tailored communication plans: Craft clear, concise messages to target and address the concerns and interests of different stakeholder groups.
• Transparency is key: Be open and honest about the change, its timeline, and its rationale.
• Utilize multiple channels: Leverage various communication channels like town halls, emails, and internal communication platforms to reach everyone effectively.

3. Preparation: Assessing the impact of change, identifying risks, and developing strategies to mitigate them

• Invest in training: Equip employees with the knowledge and skills needed to utilize the change effectively through comprehensive training programs, including in-app guides and support.
• Allocate resources: Secure the resources needed, such as budget, technology, and personnel, to support the change implementation.
• Develop contingency plans: Anticipate potential roadblocks and develop alternative strategies to address them promptly.

4. Implementation: Executing the change plan, monitoring progress, and making adjustments as necessary

• Monitor progress: Track progress against established goals and identify areas where adjustments might be necessary.
• Embrace flexibility: Be prepared to adapt your approach based on real-time feedback and unforeseen challenges.
• Address issues proactively: Address problems swiftly and transparently to maintain employee confidence.

5. Reinforcement: Consolidating the change, celebrating successes, and embedding new behaviors and practices

• Promote new behaviors: Encourage and recognize the adoption of new behaviors and workflows aligned with the change initiative.
• Celebrate successes: Acknowledge milestones and achievements to maintain momentum and employee engagement.
• Continuous improvement: Establish feedback mechanisms to gather input and identify areas for continuous improvement to ensure the sustainability of the change.

Wenn Unternehmen diese Schritte und Best Practices in jeder Phase befolgen, können sie einen gut geplanten, gut kommunizierten und gut unterstützten Übergang sicherstellen und so die positiven Auswirkungen von Veränderungsinitiativen maximieren.

Welches sind die gängigen Modelle für das Veränderungsmanagement?

Es gibt mehrere Änderungsmanagement-Modelle, darunter:

• Lewin’s Change Management Model:
• This model, developed by Kurt Lewin, emphasizes the need to address resistance and create stability after change. To do so, it proposes a three-stage process: unfreeze (prepare for change by analyzing the current state), change (implement the new approach), and refreeze (solidify the change as the new normal). This model is well-suited for addressing relatively simple or well-defined changes.

• Kotter’s 8-Step Change Model:
• Developed by John Kotter, this model provides a more comprehensive step-by-step approach to change. It outlines eight key steps for leading successful change, including creating a sense of urgency, building a guiding coalition, developing a vision for change, empowering action, and anchoring the change in the organization’s culture. This model is valuable for complex, organization-wide changes.

• ADKAR Model:
• This model focuses on individual change, highlighting five elements essential for successful change adoption. These include awareness (of the need for change), desire (to participate in the change), knowledge (of how to implement the change), ability (to put the knowledge into practice), and reinforcement (to sustain the change over time). This model is particularly useful for initiatives requiring significant employee behavioral changes.

Was ist Widerstand gegen Veränderungen?

Unter Widerstand gegen Veränderungen versteht man die Zurückhaltung oder den Widerstand, den Einzelpersonen oder Gruppen angesichts einer Veränderung an den Tag legen. Es kann sich in verschiedenen Formen äußern, z. B. in Skepsis, Angst oder dem Wunsch, den Status Quo aufrechtzuerhalten. Widerstände zu verstehen und zu bekämpfen, ist entscheidend für ein erfolgreiches Change-Management.

Wie kann mit Widerstand gegen Veränderungen umgegangen werden?

Der Umgang mit Widerstand gegen Veränderungen erfordert eine proaktive und einfühlsame Herangehensweise.Zu den Strategien zur Bekämpfung von Widerständen gehören:

• Effektive Kommunikation: Kommunizieren Sie klar die Gründe, Vorteile und Auswirkungen der Veränderung, gehen Sie auf Bedenken ein und beantworten Sie Fragen
• Einbindung und Beteiligung: Beziehen Sie die Mitarbeitenden in den Veränderungsprozess ein, indem Sie ihren Input und ihr Feedback einholen, um die Eigenverantwortung und das Engagement zu erhöhen.
• Weiterbildung und Schulung: Bereitstellung von Schulungen und Ressourcen zur Entwicklung der Fähigkeiten und Kenntnisse, die zur Anpassung an die Veränderung benötigt werden
• Verfechter der Veränderung: Bestimmung und Befähigung von Verfechtern der Veränderung innerhalb der Organisation, die für die Veränderung eintreten und helfen können, Widerstände zu überwinden
• Anreize und Belohnungen: Erkennen und belohnen Sie Einzelpersonen und Teams, die die Veränderung annehmen und unterstützen und so positive Verhaltensweisen verstärken

Was ist ein(e) Veränderungsagent*in?

Ein(e) Änderungsagent*in ist eine Person oder Gruppe, die für die Leitung und Vereinfachung des Veränderungsmanagementprozesses verantwortlich ist. Veränderungsagent*innen können innerhalb oder außerhalb der Organisation tätig sein und eine entscheidende Rolle bei der Steuerung der Veränderung, der Einbindung von Interessengruppen und der Umsetzung von Veränderungen spielen.

Was ist ein Veränderungsmanagementplan?

Ein Veränderungsmanagementplan ist ein Dokument, das die Strategie, Aktivitäten und Ressourcen beschreibt, die für die Durchführung einer bestimmten Änderungsinitiative erforderlich sind. Dazu gehören in der Regel eine Bewertung des aktuellen Zustands, der Ziele und Vorgaben, eine Analyse der Interessengruppen, ein Kommunikationsplan, Schulungs- und Unterstützungsstrategien sowie ein Zeitplan für die Umsetzung.

Pendo kann Ihrer Belegschaft mit der Skalierung Ihres Change Managements helfen

Mehr erfahren

Was ist eine Stakeholder-Analyse?

Bei einer Analyse der Interessengruppen werden die von einer Veränderung betroffenen Personen, Gruppen oder Organisationen ermittelt und bewertet.So können Sie deren Interessen, Einfluss und möglichen Reaktionen auf die Veränderungen verstehen und gezielte Kommunikations- und Engagementstrategien entwickeln.

Welche Rolle spielt Führung im Veränderungsmanagement?

Führung spielt eine entscheidende Rolle im Veränderungsmanagement. Effektive Führungskräfte vermitteln Visionen, inspirieren und motivieren Mitarbeiter und schaffen ein unterstützendes Umfeld für Veränderungen. Sie formulieren klare Erwartungen, kommunizieren die Notwendigkeit von Veränderungen und unterstützen und fördern aktiv Veränderungsinitiativen.

Was ist der Unterschied zwischen Veränderungsmanagement und Projektmanagement?

Obwohl Veränderungsmanagement und Projektmanagement verwandt sind, dienen sie unterschiedlichen Zwecken. Das Projektmanagement konzentriert sich auf die Planung, Durchführung und Steuerung spezifischer Projekte, um vordefinierte Ziele zu erreichen, während sich das Veränderungsmanagement mit der menschlichen Seite des Wandels, der Bewältigung von Widerständen und der Sicherstellung der erfolgreichen Übernahme von Änderungen in Projekten und Initiativen befasst.

Was sind die entscheidenden Erfolgsfaktoren für Veränderungsmanagement?

Zu den wichtigsten Erfolgsfaktoren im Veränderungsmanagement gehören:

• Starke Führung und Unterstützung
• Effektive Kommunikation und Einbindung
• Einbeziehung und Beteiligung der Mitarbeiter
• Angemessene Schulung und Unterstützung
• Klare Ziele und Vorgaben
• Flexibilität und Anpassungsfähigkeit
• Kontinuierliche Überwachung und Bewertung
• Erfolge feiern und festigen

Wie lange dauert das Veränderungsmanagement?

Die Dauer des Veränderungsmanagements kann je nach Komplexität und Umfang der Veränderung abweichen. Einige Veränderungen können Wochen oder Monate dauern, während andere sich über mehrere Jahre erstrecken können. Es ist wichtig, ausreichend Zeit für Planung, Ausführung und Verstärkung vorzusehen, um eine erfolgreiche Umsetzung der Änderungen sicherzustellen.

Was ist Widerstandsmanagement?

Widerstandsmanagement bezieht sich auf den Prozess der Identifizierung, des Verständnisses und der Bewältigung von Widerstand gegen Veränderungen. Dazu gehören proaktive Maßnahmen zur Abschwächung von Widerständen, wie z. B. wirksame Kommunikation, Einbindung, Aufklärung und das Eingehen auf individuelle Bedenken, um die Wahrscheinlichkeit einer erfolgreichen Einführung von Veränderungen zu erhöhen.

Was ist eine Bewertung der Änderungsbereitschaft?

Eine Bewertung der Veränderungsbereitschaft ist ein Prozess zur Beurteilung der Bereitschaft einer Organisation oder von Einzelpersonen für Veränderungen. Dazu gehört die Bewertung von Faktoren wie Organisationskultur, Führungsunterstützung, Mitarbeiterengagement und Fähigkeit zur Veränderung, um potenzielle Hindernisse zu identifizieren und Strategien zu deren Beseitigung zu entwickeln.

Um eine gründliche und genaue Bewertung der Veränderungsbereitschaft durchzuführen, nutzen Unternehmen zunehmend die Produkt- und Prozessanalyse, um den aktuellen Zustand und den Arbeitsfluss zu verstehen. Sie tun dies, um zu verstehen, wie die Mitarbeiter tatsächlich mit der Software und den darauf basierenden Prozessen umgehen, anstatt nur davon auszugehen, dass sich die Mitarbeiter wie erwartet verhalten.

Wie nutzen Unternehmen digitale Akzeptanzlösungen, um Veränderungen effektiv zu bewältigen?

The analytics capabilities the best digital adoption solutions offer are key to measuring and understanding the current state of work. With the power of these analytics, managers can come to insights that identify areas of the app to reconfigure, change, or create enablement for. They can understand how power users use the product in order to get other users to the same point.

The right digital adoption solution also offers the ability to easily create and deploy in-app and cross-app walkthroughs to guide users through ideal behaviors and workflows, as well as comprehensive feedback management to make sure users feel heard and supported throughout the change process.

Welche Vorteile bietet der Einsatz einer digitalen Akzeptanzlösung, um erfolgreiche Veränderungen voranzutreiben?

Wenn sie effektiv genutzt wird, sind die wichtigsten Vorteile der Verwendung einer digitalen Akzeptanzlösung als Teil eines Veränderungsmanagementplans:

• Increased user retention/decreased user churn – Digital adoption solutions equip employees and customers with the knowledge and skills they need to succeed with new technologies quickly and easily, reducing frustration and increasing confidence, leading to higher retention rates.
• Increased user satisfaction – Digital adoption solutions provide contextual in-app guidance and support, allowing users to learn and work efficiently without needing to constantly seek help. This reduces stress and builds a sense of accomplishment, leading to greater satisfaction.
• Greater user productivity – Digital adoption solutions automate repetitive tasks and streamline workflows, freeing employees’ time to focus on higher-value activities. Additionally, by ensuring everyone is using the software effectively, the solution minimizes wasted time and effort.
• Lower IT and customer support costs – Digital adoption solutions empower users to self-serve by providing readily available resources and guidance within the software. This reduces the burden on IT and customer support teams, allowing them to focus on more complex issues and strategic initiatives.

Welche Rolle spielt Kommunikation im Veränderungsmanagement?

Kommunikation ist ein wesentlicher Bestandteil des Veränderungsmanagements. Effektive Kommunikation trägt dazu bei, Bewusstsein zu schaffen, Verständnis aufzubauen, Bedenken anzusprechen und das Engagement und die Zustimmung der Stakeholder zu fördern. Sie sollte klar, zeitnah und transparent sein und während des gesamten Veränderungsprozesses auf die Bedürfnisse der verschiedenen Zielgruppen zugeschnitten werden.

Companies can leverage the in-app guidance of a digital adoption solution to keep users up to speed on the pace of change and what developments to expect when. What’s more, communication is a two-way street. The same solution that change management teams use to send notices to users can be used to solicit communication from employees about how change is going—what’s working well, what needs to be changed, and what to prioritize in the change roadmap.

Was ist der Unterschied zwischen proaktivem und reaktivem Veränderungsmanagement?

Proaktives Veränderungsmanagement beinhaltet die Vorwegnahme und Planung künftiger Veränderungen, die proaktive Ermittlung von Chancen und die geplante und strategische Umsetzung von Veränderungen. Reaktives Veränderungsmanagement hingegen ist eine Reaktion auf unerwartete Ereignisse oder Krisen, die schnelle Entscheidungen und Maßnahmen zur Bewältigung der Situation erfordert.

Was ist ein Veränderungssteuerungsprozess?

Ein Veränderungssteuerungsprozess ist ein formalisiertes Verfahren zur Durchführung und Dokumentation von Veränderungen an einem Projekt, System oder einer Organisation. Es geht darum, Änderungsanfragen zu bewerten, ihre Auswirkungen abzuschätzen und fundierte Entscheidungen darüber zu treffen, ob die vorgeschlagenen Änderungen genehmigt, abgelehnt oder angepasst werden müssen. Der Veränderungssteuerungsprozess sorgt dafür, dass Änderungen richtig bewertet und durchgesetzt werden, um Risiken zu minimieren und die Projekt- oder Organisationsintegrität zu erhalten.

Welche Rolle spielen Schulung und Fortbildung im Veränderungsmanagement?

Schulung und Fortbildung spielen eine entscheidende Rolle im Veränderungsmanagement, indem sie den Mitarbeitern das Wissen, die Fähigkeiten und Kompetenzen vermitteln, die sie benötigen, um sich an die Veränderung anzupassen und mitzuziehen. Zu den Schulungsprogrammen können Workshops, Seminare, E-Learning-Module oder Schulungen am Arbeitsplatz gehören, um die Fähigkeiten von Einzelpersonen und Teams während des Veränderungsprozesses zu verbessern.

Companies looking to automate and deploy training at scale to users are increasingly leveraging digital adoption solutions, the capabilities of which allow for segmented, customized training and onboarding that users can access in the app itself, whenever is convenient for them. Unlike traditional onboarding and training methods, digital adoption solutions allow users to access the material they need at any point, so there is no risk of a user forgetting what they’ve learned or getting stuck due to lack of context or knowledge.

Was ist die Nachhaltigkeit von Veränderungen?

Die Nachhaltigkeit von Veränderungen bezieht sich auf die langfristige Fähigkeit einer Organisation oder von Einzelpersonen, die gewünschten Veränderungen über die anfängliche Umsetzungsphase hinaus aufrechtzuerhalten und zu verankern. Dazu gehören die Verstärkung neuer Verhaltensweisen, die Überwachung des Fortschritts, die Bereitstellung kontinuierlicher Unterstützung und Ressourcen sowie die Integration der Veränderungen in die Unternehmenskultur und -prozesse, um eine dauerhafte Wirkung zu erzielen.

Welche Rolle spielen Feedback und Evaluation im Veränderungsmanagement?

Feedback and evaluation are essential components of change management. They provide insights into the effectiveness of change initiatives, identify areas for improvement, and help measure progress towards desired outcomes. Regular feedback and evaluation allow for adjustments and course corrections throughout the change process to ensure optimal results. Companies undertaking change management today frequently turn to digital adoption solutions as a central source of truth for collecting and managing employee and user feedback.

Was bedeutet Veränderungssättigung?

Veränderungssättigung bezieht sich auf einen Zustand, in dem Einzelpersonen oder Organisationen eine übermäßige Menge an Veränderungen gleichzeitig oder innerhalb eines kurzen Zeitraums miterleben. Dies kann zu Veränderungsermüdung, verringerter Produktivität und erhöhtem Widerstand führen. Zur Bewältigung der Veränderungssättigung gehören die Festlegung von Prioritäten und die Reihenfolge der Veränderungen, die Bereitstellung angemessener Unterstützung und die Gewährung von Zeit für die Anpassung von Personen und Systemen.

Welche Rolle spielt Technologie im Veränderungsmanagement?

Technologie kann eine wichtige Rolle im Veränderungsmanagement spielen, indem sie die Kommunikation, die Zusammenarbeit und die Umsetzung von Veränderungsinitiativen erleichtert. Tools wie digitale Akzeptanzlösungen können Veränderungsprozesse rationalisieren, das Engagement verbessern und virtuelle oder geografisch verstreute Teams bei der Umsetzung von Veränderungen unterstützen.

Welche Rolle spielt die organisatorische Veränderungskultur?

Die Kultur des organisatorischen Wandels bezieht sich auf die kollektiven Einstellungen, Werte und Verhaltensweisen innerhalb einer Organisation in Bezug auf den Wandel. Eine positive Veränderungskultur fördert Offenheit, Anpassungsfähigkeit und die Bereitschaft, Veränderungen anzunehmen und mitzutragen. Sie wird durch Führung, Kommunikation, Mitarbeiterengagement und konsequente Verstärkung des gewünschten Veränderungsverhaltens kultiviert.

Was ist Veränderungsmüdigkeit?

Veränderungsermüdung bezieht sich auf einen Zustand der Erschöpfung oder Müdigkeit, den Einzelpersonen oder Organisationen aufgrund häufiger oder längerer Exposition gegenüber Veränderungen erleben. Dies kann zu verminderter Motivation, erhöhtem Widerstand und Leistungsabfall führen. Der Umgang mit Veränderungsmüdigkeit erfordert die Priorisierung von Veränderungen, die Bereitstellung angemessener Unterstützung und Ressourcen sowie die Sicherstellung eines Gleichgewichts zwischen Stabilität und Veränderung.

Welche Rolle spielt das Risikomanagement im Veränderungsmanagement?

Risikomanagement im Änderungsmanagement umfasst die Feststellung, Bewertung und Minderung potenzieller Risiken und Unsicherheiten im Zusammenhang mit der Änderung. Sie hilft dabei, potenzielle Hindernisse zu erkennen und anzugehen, Notfallpläne zu entwickeln und die reibungslose Umsetzung von Veränderungsinitiativen zu gewährleisten, während Störungen und negative Auswirkungen auf ein Minimum reduziert werden.

Welche Rolle spielt organisationales Lernen im Veränderungsmanagement?

Organisatorisches Lernen ist der Prozess des Erwerbs, Teilens und Anwendens von Wissen innerhalb einer Organisation. Im Änderungsmanagement beinhaltet organisationales Lernen die Erfassung von gewonnenen Erkenntnissen, die Identifizierung von Best Practices und die Nutzung früherer Veränderungserfahrungen, um zukünftige Veränderungsinitiativen zu verbessern. Es fördert kontinuierliche Verbesserung, Anpassungsfähigkeit und die Fähigkeit, Veränderungen effektiv zu bewältigen.

A product experience platform makes it easy to have a single source of truth for organizational learning, in the form of a Resource Center or other centralized repository for knowledge management.

Wo kann ich mehr über das Veränderungsmanagement erfahren?

Pendo has published resources on the KPIs change management teams should track in the digital workplace and the importance of the right digital adoption solution for driving effective change management.