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Bei der Umsetzung der DSGVO-Strategie sparte Zmags mit Pendo sechs Wochen Entwicklungszeit ein

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Die Erstellung eines Konzepts für die neuen europäischen Vorschriften war für viele Softwareunternehmen eine echte Mammutaufgabe. Aber für Zmags war sie es nicht unbedingt. Mit Pendo stellt das Team jedem einzelnen Kunden die erforderlichen Informationen zur Verfügung und erstellt eine detaillierte Dokumentation, um die Konformität mit den neuen Gesetzen sicherzustellen.

Zmags hat Pendo ursprünglich mit dem Ziel erworben, den Nutzern seiner Plattform zur Erstellung von Inhalten ein personalisiertes In-App-Erlebnis zu bieten. In den letzten Monaten erkannte das Zmags-Team jedoch eine weitere Herausforderung, die Pendo auf einzigartige Weise lösen konnte, eine Herausforderung, vor der auch jedes andere Softwareunternehmen steht: Einhaltung der DSGVO.

Kristen House ist Senior Product Manager bei Zmags und hat bei der Entwicklung der Kommunikations- und Compliance-Strategie rund um die neuen europäischen Datenschutzvorschriften geholfen, die am 25. Mai 2018 in Kraft getreten sind. Hier erfahren Sie, wie sie die Änderungen plante und wie sie Pendo einsetzte, um sicherzustellen, dass die Kunden mit an Bord waren.

Zmags ist seit Anfang 2018 Kunde und hatte bereits einige der Angebote von Pendo in seine Produktstrategie integriert. „Anfänglich ging es bei der Zusammenarbeit mit Pendo vor allem um segmentierte Anleitungen und darum, sicherzustellen, dass wir Tipps und Tricks für die Kunden erstellen können, um den Einstieg zu erleichtern“, sagt Kristen. „Wenn es sich um einen etablierten Kunden handelt, sollten Sie ihn über neue Funktionen informieren.“

Die Datenschutz-Grundverordnung, oder DSGVO, wurde Ende 2017 für Zmags zu einem wichtigen Thema. Die von der europäischen Regierung erstellten Richtlinien zur Regulierung persönlicher Daten im Internet würden von den Unternehmen verlangen, dass sie ihre Datenschutzrichtlinien aktualisieren und von ihren Kunden absegnen lassen. Für viele Softwareunternehmen bedeutete die DSGVO einen Wettlauf mit der Zeit, um sicherzustellen, dass die richtigen Prozesse für die Compliance vorhanden sind.

Dank der Unterstützung von Pendo war Zmags vorbereitet. Kristen gehörte einer funktionsübergreifenden DSGVO-Taskforce an und war dafür verantwortlich, dass die Kunden die neuen Geschäftsbedingungen und Datenschutzrichtlinie akzeptierten. Ein Entwickler hätte zwar eine Warnung in die Plattform programmieren können, um den Benutzern die neuen Richtlinien zu zeigen, und eine entsprechende Berichtsinfrastruktur aufbauen können, aber das Team erkannte, dass Pendo eine bessere Lösung bot. Die Pendo-Funktion zur Erstellung von In-App-Anleitungen bot eine einfache Möglichkeit, die Kunden über die Änderungen zu informieren und ihre Unterschriften zu sichern, ohne dass ein Entwickler erforderlich war.

„Es war eine willkommene Überraschung, dass wir nicht nur die Benachrichtigungen erstellen, sondern auch auf die Analysen zugreifen konnten, um die Informationen gegebenenfalls intern oder an den Vorstand weiterzuleiten“, sagt Kristen.

Das Zmags-Team hat zwei Produkte, für die koordinierte Systeme und Berichte erforderlich gewesen wären, um sicherzustellen, dass die Kunden nicht nur die richtigen Benachrichtigungen erhalten, sondern dass auch jede Antwort aufgezeichnet und dokumentiert wird. Die „Pendo-Offenbarung“ sparte dem Zmags-Team schließlich mehr als einen Monat Entwicklungszeit.

Kristen erklärt die Auswirkungen von Pendo folgendermaßen: „Wir hätten nicht die Möglichkeiten gehabt, dies intern zu tun, es wäre also eine komplett neue Entwicklungsleistung gewesen. Die Erstellung der Anleitungen wäre zwar relativ einfach gewesen, aber mit Pendo haben wir alle Zahlen, die wir dafür benötigen. Gemeinsam mit der Nutzung von Pendo für die DSGVO haben wir insgesamt 4-6 Wochen Entwicklungs- und Testarbeit gespart. Das ist enorm.“

Außerdem hatte Zmags so die Gewissheit, dass die Kunden das angemessene Maß an Informationen laut DSGVO sehen würden. Mit Hilfe der Pendo-Anleitungen hat das Team von Kristen zwei Warnmeldungen eingerichtet, die den Benutzer auffordern, bei der Anmeldung sowohl die Allgemeinen Geschäftsbedingungen als auch die Datenschutzrichtlinie zu akzeptieren. Wenn sie nicht zustimmen, können sie die App nicht weiter nutzen.

„Es ist toll, dass Pendo erlaubt, den Rest des Tools so lange zu sperren, bis die Benachrichtigungen akzeptiert werden“, sagt sie. „Darüber hinaus können wir leicht nachverfolgen, welche Benutzer die Bedingungen für Follow-up und Reporting ablehnen.“